Jedes Jahr, wenn die HCL Notes Domino Lizenzverlängerungen für unsere Kunden anstehen, stellt sich die Frage, wie viele User eigentlich lizensiert werden müssen. In einem ersten Artikel zu diesem Thema, haben wir uns mit der Frage beschäftigt, was ein berechtigter User ist und wann ein User genau lizensiert werden muss. Diesen möchten wir hiermit ergänzen und euch erklären, wo ihr einsehen könnt, welche User genau bei euch angelegt sind.

Jede Domino-Server-Domäne besitzt ein eigenes Adressbuch, das sogenannte Domino Directory (die Datenbank heißt übrigens „names.nsf“ und liegt auf jedem Server, welcher sich innerhalb der jeweiligen Domäne befindet). Eure Notes Domino User werden von eurem Admin des Vertrauens dort unter „Personen/People“ angelegt (siehe Abb. 1). D.h. alle User, die dort angelegt sind, melden sich mit einer eigenen Kombination aus Notes ID/Passwort oder HTTP Namen/Passwort (z.B. Webuser) an und benötigen dementsprechend eine eigene Lizenz (vgl. Teil 1 unserer Lizenz-Artikel-Reihe).

Abbildung 1: Das Domino Adressbuch

Habt ihr mehrere Server-Domänen, solltet ihr natürlich bei allen Domänen die Adressbücher durchgehen, denn wie in unserem ersten Artikel beschrieben, benötigen z.B. auch Testuser eine eigene Lizenz. Genauso ist es mit Usern, die in mehreren Domänen angelegt sind, aber abweichende Nutzernamen besitzen. Ihr solltet also darauf achten, dass gleiche Nutzer in unterschiedlichen Domänen auch immer gleich heißen.

 

Userliste zur Durchsicht exportieren

In der Regel ist nicht unbedingt derjenige Mitarbeiter, der das Domino Directory verwaltet, auch der Mitarbeiter, der die Userliste durchgeht und sagen kann, wer z.B. noch als User benötigt wird oder wer z.B. schon ausgeschieden ist und demnach nicht mehr lizenziert werden muss. Entsprechend kann es sinnvoll sein die Userliste z.B. in ein Excel-Sheet zu exportieren, um dieses dann vielleicht zur Durchsicht an unterschiedliche Abteilungen (z.B. die Personalabteilung) weiterzuschicken.

Um die Userliste zu exportieren, könnt ihr die gesamten Personeneinträge im Domino Directory markieren und dann über „Bearbeiten > Kopieren als Tabelle“ kopieren (siehe Abb. 2), um die Liste dann z.B. in ein Excel-Sheet einfügen zu können.

Abbildung 2: Alle User markieren und kopieren als Tabelle

Auf diese Weise solltet ihr immer gut im Blick behalten können, wie viele Notes Domino User ihr tatsächlich besitzt. Es lohnt sich übrigens immer einen Lizenzpuffer für mögliche Neueinstellungen einzuberechnen. Und wenn ihr zukünftig Lizenzen sparen möchtet, lohnt es sich regelmäßig seine Notes Domino User durchzusehen und ggf. auch User auszusortieren, die nicht mehr benötigt werden. Das eingesparte Geld könnt ihr dann hervorragend für neue spannende IT-Projekte anlegen, wie z.B unsere Teams@Notes-Lösung ;)

Habt ihr Fragen oder Anregungen, ruft uns an unter 05251-288160 oder schreibt uns eine mail an info@itwu.de.

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