Verarbeitet ihr in eurem Betrieb unterschiedliche Materialien und braucht zur Qualitätssicherung regelmäßig Werkszeugnisse vor der Auslieferung um auch im Schadensfall abgesichert zu sein, dass die Materialien und euer Produkt den DIN-Normen entsprochen haben? Oder ist euch die händische Erstellung und das Zusammensuchen aller nötigen Daten über die Zeit einfach viel zu aufwendig und fehleranfällig geworden? Dann ist unser aktuelles Kundenprojekt sicherlich etwas für euch. Hierbei handelt es sich um eine Webanwendung, die automatisiert alle benötigten Produktspezifikationen aus mehreren angebundenen Datenquellen ausliest und in ein standardisiertes Werkszeugnis im PDF-Format überführt.
Was ist ein Werkszeugnis?
Die Erstellung eines Werkszeugnisses, oder auch Abnahmeprüfzeugnis genannt, ist eine wichtige Komponente der Qualitätssicherung für alle Betriebe, welche Materialien verarbeiten. Hierbei müssen in der Regel bestimmte DIN-Normen und individuelle Wünsche der Kunden erfüllt werden, um beispielsweise eine gewisse Produktstabilität gewährleisten zu können. Besonders in einem Schadensfall, z.B. nach der Verbauung eines Produkts, ist es wichtig nachvollziehen zu können, ob in der Lieferkette die DIN-Normen eingehalten wurden.
Was war die vorliegende Kundensituation?
Bisher hatten die Werkszeugnisse unseres Kunden keine einheitliche Form. Es wurde mit Textdokumenten, Kalkulationstabellen und Mails gearbeitet. Hier mussten die entsprechenden Werte erst mühsam zusammengesucht werden, z.B. aus dem Kundenstamm, den Bestellungen, dem Warenwirtschaftssystem uvm. Zudem wurden oft alte Werkszeugnisse als Vorlagen genutzt, bei denen dann bei Bedarf nur die Werte händisch geändert wurden. Dass mit dieser zeitaufwendigen und fehleranfälligen Methode leicht mal vergessen wurde, den ein oder anderen Wert anzupassen, ist dabei nicht verwunderlich. Und besonders im Schadensfall hat man mit entsprechend fehlerhaften Nachweisen dann natürlich ein Problem.
Die Werkszeugnis-Funktion als zentrale Komponente der prozessabbildenden Webanwendung
Die gemeinsam entwickelte Webanwendung bildet den gesamten Produktionsprozess des Kunden ab. Sie enthält Aufträge, Produktspezifikationen, Arbeitskarten und als zentrale Komponente die Qualitätssicherung mit der Funktion, Werkszeugnisse per Mausklick automatisiert zu erzeugen. Dabei werden mehrere angebundene Datenquellen mit Produkt- und Materialspezifikationen, sowie den einzuhaltenden DIN-Normen automatisch ausgelesen und in ein standardisiertes Werkzeugnis im PDF-Format überführt. Werden die Soll-Werte in einem der Werte über- oder unterschritten, weist das System den aktuellen Bearbeiter direkt auf diese Abweichung hin. Dies zeigt die Vorteile digitaler Anwendungen, denn hier können viele Abhängigkeiten ganz einfach und fehlerarm geklärt werden.
Abbildung 1: Die neue Webanwendung überführt automatisiert alle wichtigen Daten aus unterschiedlichen Systemen in ein standardisiertes Werkszeugnis.
Flexibler Zugriff und minimaler administrativer Aufwand durch die Realisierung als reine Webanwendung
Durch die Realisierung als reine Webanwendung wird der Administrationsaufwand für Mitarbeiter minimiert, da keine zusätzlichen Installationen oder Client-Upgrades notwendig sind. Zusätzlich kann man mit einer sicheren VPN-Verbindung prinzipiell von jedem Gerät zugreifen. Es benötigt lediglich einen Browser und Internetzugang.
Zusammenfassung: Welche Probleme löst die digitale Werkszeugnis-Anwendung?
- Durch die vollautomatisierte Erzeugung des digitalen Werkszeugnisses, wird aufwendiges Zusammensuchen von Informationen vermieden.
- Die eingebaute Wertekontrolle schützt vor Fehlern und gibt Sicherheit im Schadensfall.
- Die Realisierung als reine Webanwendung ermöglicht flexiblen Zugriff für die User und spart administrativen Aufwand ein.
Ab sofort kann sich der Kunde also entspannt zurücklehnen, und das aufwendige Zusammensuchen der benötigten Werkszeugnis-Daten seiner neuen Webanwendung überlassen, sodass die Auslieferung der Produkte zügig und problemlos von statten gehen kann. Wir hoffen, wir haben mit unserer Projektvorstellung euer Interesse geweckt, denn auch wenn ihr nicht gerade Werkszeugnisse benötigt, sondern euch anderweitig automatisch befüllte Formulare wünscht, die euch Zeit und Aufwand ersparen, haben wir sicherlich bereits die passende Lösung für euch parat. Für Anregungen und Anfragen meldet euch gerne unter 05251-288160 oder per Mail an info@itwu.de.