Teams@Notes

Mit unserer Lösung können Sie direkt in Notes ein MS Teams Meeting erstellen und den erzeugten Link gleich integriert verschicken. Alles was Sie dazu tun müssen, ist Ihren Office 365 Benutzernamen und Ihr dazugehöriges Passwort in die von uns erweiterten Vorgaben von Notes einzupflegen (Anm.: Updates Authentifizierung, siehe unten). Anschließend sind Sie ohne Umschweife dazu in der Lage aus einer neuen Notes-Besprechungseinladung heraus einen Link auf ein Teams-Meeting zu erstellen und an die eingeladenen Personen zu verschicken, ohne zur Teams-Anwendung wechseln zu müssen.

Am besten schauen Sie sich unser kurzes Video an, um konkret zu erfahren, wie die Zusammenarbeit der HCL- und Microsoft-Welten bei Teams@Notes aussieht.

Um Teams@Notes nutzen zu können, benötigen Sie Domino-seitig mindestens einen Notes Client der Version 10. Außerdem nimmt Teams@Notes leichte Anpassungen an Ihrem Mailtemplate vor. Dann müssen nur noch die Benutzerdaten in den Mailvorgaben hinterlegt werden (Anm.: Updates Authentifizierung, siehe unten) – und schon kann es losgehen.

Wie Sie sehen, ist es also ganz einfach, die Funktionen und Vorteile beider Welten gleichzeitig zu nutzen.

Dank unserer Teams@Notes Lösung brauchen Sie nicht Ihre gewohnte Arbeitsumgebung, den Notes Client, zu verlassen, um eine Besprechungseinladung mit einem integrierten Link zu einem MS Teams Meeting zu versenden. Allerdings müssen Sie sich dafür bei MS Teams anmelden. Bisher tat unsere Lösung dies im Hintergrund, was aber die Hinterlegung Ihrer Benutzerdaten im Notes Client bedeutete. Mit unserem neuen Authentifizierungsfenster ist dies nicht mehr notwendig.

Wir haben die Authentifizierung in Teams@Notes an die gängigen Standards angepasst, sodass Sie sich von nun an bequem über das OAuth Protokoll (inkl. OpenID Connect) in Ihrer O365-Umgebung anmelden können. Auf diese Weise passen wir uns der Praxis von Microsoft Teams an und können mit den bekannten Access- und Refresh-Token arbeiten. Ihre Passwörter werden in keiner Weise im Notes Client hinterlegt oder gespeichert.

Wenn Sie also das erste Mal ein Meeting mit Teams@Notes erstellen, öffnet sich unser Authentifizierungsfenster auf Ihrem Bildschirm, über welches Sie sich in Ihrer O365-Umgebung anmelden können. Sind Sie einmal authentifiziert, wird im Hintergrund ein Token hinterlegt, der es Ihnen erlaubt, für eine bestimmte Dauer authentifiziert zu bleiben, ohne kontinuierlich Ihre Anmeldedaten eingeben zu müssen. Wenn Ihr Token abgelaufen ist, erscheint unser Authentifizierungsfenster erneut und sie können sich für einen weiteren Zeitraum authentifizieren.

Um Teams-Einladungen aus HCL Notes heraus verschicken zu können und sich dafür bei Microsoft Teams anzumelden, mussten Ihre Mitarbeiter bisher mit ihrem Azure-Passwort oder einem Passwort-Hash Ihres Windows Passwortes im Azure AD Ihres Unternehmens auftauchen. In der neuesten Version unserer Teams@Notes Lösung können nun auch die Active Directory Verbunddienste / Active Directory Federation Services (ADFS) zur Authentifizierung genutzt werden.

Durch die Anbindung von ADFS werden keine Passwörter oder Passwort-Hashs im Azure AD hinterlegt. So verbleiben die Passwörter zentral in Ihrem Active Directory. Wenn nun unsere Teams@Notes Lösung eine Anmeldeanfrage an Ihr Azure AD sendet und Sie ADFS im Einsatz haben, wird diese Anfrage an Ihr zentrales Active Directory weitergeleitet. Hier werden die Anmeldedaten überprüft und die entsprechenden Access-Tokens für die Teams-Anmeldung per ADFS an unsere Lösung zurückgesendet. Natürlich geschieht dies alles im Hintergrund. An dem für den Benutzer sichtbaren Authentifizierungsprozess ändert sich gar nichts.

Sie haben ADFS in Ihrem Unternehmen im Einsatz und konnten deshalb unsere Teams@Notes Lösung bisher nicht nutzen? Dann rufen Sie uns jetzt an und profitieren Sie von den neuen Möglichkeiten der aktuellen Version von Teams@Notes!

Mussten Sie nicht auch schon des Öfteren eine Besprechung für Ihren Vorgesetzten planen und nutzten dafür die Delegierungsfunktion Ihres HCL Notes-Kalenders? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie, denn ab sofort kann mit unserer Teams@Notes Lösung auch delegiert werden. So können umgekehrt natürlich auch Ihre Vertreter ab sofort in Ihrem Namen MS Teams-Meetings aus dem Notes Kalender heraus erstellen. Alles was Sie hierzu tun müssen, ist ihrem Vertreter in den Notes Kalendervorgaben die entsprechenden Rechte auf Ihren Kalender zu gewähren, sich einmalig über Teams@Notes zu authentifizieren und Ihren Vertreter im Authentifizierungsfenster unter dem Punkt Delegation auszuwählen.

Sie nutzen die Kalenderdelegation in HCL Notes und möchten auch bei der Erstellung von MS Teams-Einladungen nicht auf diese Funktion verzichten? Dann kontaktieren Sie uns jetzt und holen Sie sich die neuste Version von Teams@Notes!

Bei größeren Teams-Besprechungen oder im Fall einer schwachen Internetverbindung im Home-Office macht es Sinn, wenn die Teilnehmer alternativ zur Teams-Anwendung oder der Web-Oderfläche einfach per Telefon an der Besprechung teilnehmen könnten. Daher bietet unsere Teams@Notes-Lösung nun auch die Möglichkeit, Informationen zu Audio-Konferenzen in der Besprechungseinladung aus dem Notes Kalender heraus einzubinden. So können Eingeladene einfach die angezeigte Telefonnummer anwählen, um per Handy oder Telefon an der Besprechung teilzunehmen. Alles was sie dafür tun müssen ist die ebenfalls aufgeführte Telefonkonferenz-ID anzugeben. Diese zusätzliche Option macht die Teilnahme an Meetings noch flexibler und spart Bandbreite, ist allerdings nur verfügbar, wenn die benutzte Teams-Lizenz auch Audio-Konferenzen beinhaltet. Ergänzende Einstellungen in der Teams@Notes-Lösung müssen nicht mehr vorgenommen werden. Sobald die entsprechende Teams-Lizenz genutzt wird, werden die Informationen für Telefonkonferenzen automatisch unter dem Link zum Teams-Meeting in der Einladung angezeigt.

Wenn Sie also die Bandbreite Ihres Unternehmens schonen möchten und Ihren Mitarbeitern einen noch flexibleren Zugang zu Besprechungen in MS Teams ermöglichen möchten, dann sollten Sie uns gleich auf die neue Version von Teams@Notes ansprechen!

Mit den Besprechungsoptionen in Microsoft Teams können Sie bei jedem Meeting aufs Neue bestimmen, wer z.B. präsentieren darf, wer im Wartebereich warten muss, ob das Meeting automatisch aufgezeichnet werden soll oder ob alle Teilnehmer stumm geschaltet in das Meeting starten sollen. Mit der neuen Funktion von Teams@Notes können Sie nun derartige Einstellungen bereits bei der Planung des Meetings festlegen und Ihre Präferenzen bequem für zukünftige Meetings speichern.

Sobald Sie eine Einladung über Ihren HCL Notes Kalender erstellen, stehen Ihnen mit einem Klick fast alle Besprechungsoptionen von Microsoft Teams zur Anpassung zur Verfügung. Schonen Sie beispielsweise bei großen Besprechungen die firmeninterne Bandbreite, indem Sie verhindern, dass sich Teilnehmer mit Bildübertragung ins Meeting einwählen. Oder vermindern Sie lästige Wartezeiten, indem Sie Ihren Kollegen erlauben, den Wartebereich in Teams zu umgehen und ohne vorherige Erlaubnis am Meeting teilzunehmen.

Im Gegensatz zur HCL Domino Online Meeting Integration (DOMI) haben Sie bereits bei der Erstellung der Besprechungseinladung Zugriff auf diese Optionen und können Ihr Meeting so noch flexibler planen. Erfahren Sie hier weitere Unterschiede zwischen Teams@Notes und DOMI.

Wollen Sie auch von den Vorteilen der neuen Version profitieren? Dann sprechen Sie uns gerne auf Teams@Notes an!

Multi-Faktor-Authentifizierung (oder auch kurz: MFA) ist eine wichtige Möglichkeit, den Anmelde-Prozess besonders sicher zu gestalten – und das nicht nur beim MS Teams-Login. Ab sofort unterstützt Teams@Notes nun auch dieses besonders sichere Anmeldeverfahren. So werden Sie nun, sobald Sie ein Teams-Meeting über den HCL Notes-Kalender erstellen möchten, auf die entsprechende Microsoft-Seite weitergeleitet, über welche Sie die mehrstufige Authentifizierung durchführen können (z.B. über einen Code, der Ihnen per SMS zugesandt wird).

Sie nutzen MFA in MS Teams und möchten dieses Sicherheitsfeature auch bei der Erstellung von MS Teams Meetings über den HCL Notes-Kalender nutzen? Dann kontaktieren Sie uns jetzt und holen Sie sich die neuste Version von Teams@Notes!